Stap 1  – Neem contact op met het museum

De bindend adviesprocedure is een vrijwillige procedure. Dat betekent dat de eigenaar van het kunstwerk dat u claimt samen met u moet besluiten om de Restitutiecommissie in te schakelen. Een kunstwerk uit een museumcollectie hoeft niet van het museum zelf te zijn, maar kan bijvoorbeeld daar in bruikleen zijn gegeven door een stichting, een gemeente of een provincie. Om erachter te komen met wie u het eens moet worden over het inschakelen van de Restitutiecommissie neemt u contact op met het museum. Daar wordt u verder op weg geholpen. In de praktijk komt het vaak voor dat het museum door degene van wie het kunstwerk is, bijvoorbeeld een gemeente, gemachtigd wordt om in de procedure namens haar op te treden.

Indien blijkt dat het een kunstwerk is uit de Rijkscollectie, dient u contact op te nemen met de RCE.

Stap 2 – Kom met de eigenaar overeen het advies als bindend te aanvaarden

U en degene van wie het kunstwerk op dit moment is, moeten vooraf verklaren het door de Restitutiecommissie uit te brengen advies als bindend te aanvaarden en het Reglement te aanvaarden. Het is dus belangrijk hierover overeenstemming te vinden met de eigenaar of haar gevolmachtigde (bijvoorbeeld het museum).

Stap 3 – Stel een brief op voor de Restitutiecommissie

Samen met de huidige eigenaar verzoekt u de Restitutiecommissie om onderzoek en bindend advies. Daartoe stuurt u de Restitutiecommissie een brief, die wordt ondertekend door de eigenaar van het geclaimde kunstwerk (of zijn gevolmachtigde) en door u als vertegenwoordiger van de partij die om teruggave van het kunstwerk verzoekt. Beide partijen kunnen ook afzonderlijk een verzoek indienen, met twee aparte brieven.

Uit de brief/brieven dient het volgende duidelijk te worden:

• om welk kunstwerk het gaat;
• waar het kunstwerk zich bevindt (welk museum/welke collectie);
• wie de partijen zijn (enerzijds de huidige eigenaar, bijvoorbeeld een stichting of een provinciale/gemeentelijke overheid, en anderzijds de partij die om teruggave van het kunstwerk verzoekt op grond van voormalige eigendom);
• wie de vertegenwoordigers van beide partijen zijn en hun contactgegevens (bijvoorbeeld een museumdirecteur als gevolmachtigde van de huidige eigenaar en een vertegenwoordiger van de familie van de voormalige eigenaar).

Stap 4 – Regel een verklaring van erfrecht

De Restitutiecommissie zal nagaan of zij het verzoek om bindend advies in behandeling kan nemen. Vereist is dat alle gerechtigden tot het vermogen van de oorspronkelijke eigenaar van het geclaimde kunstwerk in de procedure zijn vertegenwoordigd. U dient aan te tonen wie deze gerechtigden zijn, door middel van een notariële verklaring van erfrecht of een soortgelijke verklaring afgegeven door een rechterlijke autoriteit. Regel een dergelijke verklaring daarom zo vroeg mogelijk.

Stap 5 – Zorg voor volmachten van alle gerechtigden

Als verzoeker moet u aantonen dat u optreedt namens alle personen die gerechtigd zijn tot het vermogen van de oorspronkelijke eigenaar van het kunstwerk dat u claimt. Regel in een zo vroeg mogelijk stadium volmachten van al deze personen en/of instellingen.
Als u nog vragen heeft naar aanleiding van het bovenstaande, kunt u contact opnemen met het secretariaat van de commissie.

Checklist

• Van wie is het kunstwerk nu?
• Wie was de oorspronkelijke eigenaar?
• Bent u het samen eens om bindend advies te vragen?
• Is er een verklaring van erfrecht?
• Heeft u volmachten van alle rechthebbenden?