U bent hier

Procedure NK-claims

In de procedure met betrekking tot een restitutieverzoek betreffende een werk uit de NK-collectie kan globaal onderscheid worden gemaakt tussen een ontvangst-, een onderzoeks- en een adviesfase. 

Ontvangstfase
Na ontvangst van de adviesaanvraag, soms voorzien van aanvullende informatie, van het ministerie van OCW, vindt op het secretariaat de administratieve verwerking van de aanvraag plaats. Verzoekers worden hierbij schriftelijk op de hoogte gesteld van de ontvangst van de adviesaanvraag. Vervolgens vindt op het secretariaat een onderzoek plaats naar de ontvankelijkheid van verzoekers. Vragen die daarbij een rol spelen zijn namens wie verzoeker optreedt, wat zijn relatie is met de oorspronkelijke eigenaar van de geclaimde objecten en of het aannemelijk is dat verzoeker tot de kring van rechthebbenden/erfgenamen behoort. Hierbij dient opgemerkt te worden dat de Restitutiecommissie niet vaststelt wie de rechthebbenden/erfgenamen van de oorspronkelijke eigenaar zijn, maar dat zij deze vraag slechts marginaal onderzoekt. Eventuele vragen die naar aanleiding van dit onderzoek naar boven komen, worden aan verzoekers voorgelegd bij de volgende stap gedurende deze fase, namelijk het verzenden van een brief aan verzoekers waarin de procedure van de commissie wordt uiteengezet. Bij deze procedurebrief wordt een vragenformulier gevoegd dat door verzoekers ingevuld dient te worden. Hierin komen alle basisvragen die voor het claimonderzoek van belang zijn aan de orde. Mede gezien het feit dat de commissie dikwijls te maken heeft met buitenlandse verzoekers dient in veel gevallen rekening te worden gehouden met een reactietermijn voor verzoekers van meerdere weken. De voertaal van de commissie is het Nederlands en zij correspondeert met buitenlandse verzoekers tevens in het Engels.

Onderzoek en rapportage
In de onderzoeksfase maakt het onderzoeksteam van de commissie allereerst een inventarisatie van de beschikbare documentatie, te weten de door het ministerie van OCW meegezonden informatie, de resultaten van het (archief)onderzoek van Bureau Herkomst Gezocht en de gegevens die verzoekers zelf hebben toegezonden. Op basis van deze informatie vindt op het secretariaat een eerste toetsing plaats van de vragen die volgens het Instellingsbesluit van belang zijn, te weten: 1) betreft het geclaimde object een cultuurgoed uit de NK-collectie, 2) is het aannemelijk dat het object eigendom was van de gestelde voormalige eigenaar en 3) was er sprake van onvrijwillig bezitsverlies gedurende de relevante periode?

Bij twijfel of een claim deze marginale toets doorstaat – bijvoorbeeld wanneer er geen enkele aanwijzing is dat het geclaimde kunstwerk ooit heeft toebehoord aan de door verzoekers genoemde voormalige eigenaar – kan besloten worden dat wordt overgegaan tot het opstellen van een conceptonderzoeksrapport (zie hieronder), waarin de op dat moment beschikbare gegevens en de openstaande vragen opgesomd worden. Verzoekers krijgen daardoor de gelegenheid hun claim nader toe te lichten en duidelijkheid te verschaffen over de lacunes.

Bij de claims die de marginale toets wel doorstaan, blijkt in de praktijk in alle gevallen nader archiefonderzoek en kunsthistorisch onderzoek noodzakelijk om de voor advisering relevante vragen te kunnen beantwoorden. Van belang zijn gegevens omtrent de oorspronkelijke eigendomssituatie, de aard en omstandigheden van het bezitsverlies en de afhandeling van een eventueel na de oorlog ingediend verzoek om restitutie. Ook de huidige juridische en feitelijke status van het kunstvoorwerp worden onderzocht. De medewerkers van de commissie verrichten hun onderzoek met name in archieven opgeslagen bij het Nationaal Archief te Den Haag en het Nederlands Instituut voor Oorlogsdocumentatie te Amsterdam, maar in vrijwel alle zaken worden ook dossiers geraadpleegd bij andere (archief)instellingen in binnen- en buitenland. Daarnaast blijkt het soms noodzakelijk een beroep te doen op externe specialisten, zoals een handschriftdeskundige of een restaurateur van schilderijen. Ook worden verzoekers dikwijls aanvullende vragen voorgelegd. Mede vanwege de uitgebreidheid van het onderzoek, het inschakelen van externe instellingen en specialisten, en de reactietermijn waarmee bij verzoekers rekening moet worden gehouden, kan de procedure van de commissie tijdens de onderzoeksfase veel tijd in beslag nemen. Een en ander is ook afhankelijk van de omvang van de claim.

De tijdens de onderzoeksfase verzamelde gegevens worden vermeld in een conceptonderzoeksrapport. Verzoekers worden in de gelegenheid gesteld op dit conceptrapport te reageren, waarvoor bij verzoekers uit Nederland een reactietermijn van vier weken en bij buitenlandse verzoekers een reactietermijn van zes weken geldt. Het conceptrapport wordt ook toegezonden aan de minister van OCW, waarmee hem de gelegenheid wordt geboden eventueel aanvullende feiten onder de aandacht van de commissie te brengen.

Naar aanleiding van de reacties kunnen vragen rijzen die nader onderzoek wenselijk maken. In sommige gevallen zal de commissie het nodig achten om verzoekers uit te nodigen voor een hoorzitting. Naar aanleiding hiervan kan het conceptrapport op punten worden aangepast. Het definitieve onderzoeksrapport wordt uiteindelijk vastgesteld bij de vaststelling van het advies (zie volgende fase).

Advies
Wanneer de relevante feiten in een zaak zijn verzameld, beraden de commissieleden zich tijdens een vergadering over de inhoud van het advies. Na de vaststelling van het uiteindelijke advies en het onderzoeksrapport wordt het advies ondertekend door de voorzitter en de secretaris/rapporteur. Vervolgens worden advies en onderzoeksrapport verzonden naar de minister van OCW, die een beslissing op het restitutieverzoek zal nemen. De commissie stelt verzoekers op de hoogte van het feit dat het advies aan de minister is uitgebracht, waarbij wordt gemeld dat de inhoud van het advies en het onderzoeksrapport door de minister aan verzoekers bekend zullen worden gemaakt. De minister informeert verzoekers binnen zes weken na ontvangst van het advies over zijn beslissing en de inhoud van het advies. Elk advies van de commissie wordt na de bekendmaking van de beslissing van de minister gepubliceerd op de website van de commissie en in het jaarverslag.

Duur van de procedure
De gemiddelde behandelduur van een adviesverzoek is op het moment 100 weken. De daadwerkelijke duur van de procedure kan echter per zaak sterk variëren. De behandelduur kan langer zijn als het historisch onderzoek tijdrovend is. Dit kan liggen aan de aard van het onderzoek zelf, als ook aan het feit dat de commissie voor het vergaren van informatie regelmatig afhankelijk is van derden, zoals archieven in of buiten Nederland. Daarnaast kunnen met name procedurele redenen sterk bijdragen aan een langere behandelduur. In sommige gevallen is sprake van meerdere claims op één kunstwerk, waardoor meerdere reactierondes gewenst zijn. Ook gebeurt het regelmatig dat verzoekers zelf uitstel vragen, bijvoorbeeld om zelf onderzoek te kunnen doen. 

Openbaarmaking en vertrouwelijkheid
De verantwoordelijkheid voor het openbaar maken van het advies ligt in eerste instantie bij de minister. Deze stuurt verzoekers de beslissing op hun claim toe, waarbij het advies van de commissie wordt meegezonden. De Restitutiecommissie treedt pas met haar advies naar buiten nadat verzoekers zijn geïnformeerd over de beslissing van de minister. Daarbij maakt zij de identiteit van de verzoekers niet bekend. Voor het onderzoek naar persoonlijke gegevens en vermelding daarvan in rapporten en het advies vraagt de commissie de verzoeker om instemming. Dit met het oog op de gevoelige aard van de materie. Voorts heeft de commissie een geheimhoudingsplicht ten aanzien van documenten die afkomstig zijn uit (deels) vertrouwelijke archieven en/of andere stukken. Zij verwijst daar in haar onderzoeksrapporten zoveel mogelijk slechts naar in de vorm van citaten en bronvermeldingen.